Iniciar un negocio puede ser un esfuerzo emocionante pero arriesgado, que implica tomar muchas decisiones.

Cerca de la parte superior de esa lista está el uso de cheques en su operación diaria. Las empresas de hoy tienen una gama completa de opciones financieras al alcance de la mano. Y aunque las transferencias electrónicas y los pagos de débito y crédito se han vuelto más frecuentes, los cheques son la forma en que muchas empresas administran sus finanzas. Además de proporcionar un registro de gastos, son una de las mejores formas de asegurarse de que haya un registro de documentos.

Los cheques han recorrido un largo camino en el siglo XXI, pero algunas de las características siguen siendo las mismas. Por ejemplo, todos los cheques aún requieren una firma y están hechos de buen papel antiguo. Sin embargo, los cheques de hoy pueden ofrecer mucho más. Aquí hay 21 cosas que debe tener en cuenta al comprar cheques para su negocio.

1. Costo de los cheques

Dependiendo del tipo de características que se ofrecen, los cheques están disponibles para su compra a varios precios. Impresión láser, elementos especiales de seguridad o la cantidad de cheques necesarios influirá en el costo. Además, si requiere un trabajo personalizado especial como un diseño de cheque exclusivo, se agregará al precio.

2. Comprobar seguridad

¿Sabía que se pueden agregar numerosas funciones de seguridad a los cheques para mantener su cuenta protegida? Es verdad. Sin embargo, incluso con los esfuerzos de los fabricantes por mantenerse a la vanguardia, los estafadores están detrás de ellos copiando las últimas funciones de seguridad. Esta es la razón por la que las empresas de cheques utilizan la tecnología más actualizada para garantizar que los cheques que producen estén a la vanguardia. 

Una característica de seguridad importante para los cheques impresos con láser es un holograma. El holograma, como en la moneda, es una imagen reflectante fusionada con cada cheque. Si un estafador desea escanear o fotocopiar el holograma, aparecerá sin brillo. Otra opción es la protección química. Estos tipos de controles tienen indicadores químicos en el papel que aparecen como manchas si se aplica solvente de tinta.

Algunas empresas usan marcas de agua para proteger sus cheques. Si la marca de agua no aparece cuando se fotocopia, el cheque es seguro. Otro tipo utiliza un proceso de adhesión de tóner. Se aplica un tratamiento a ambos lados del cheque para maximizar la adhesión del tóner. Esto protege la impresión láser contra intentos de quitar, raspar o modificar el área impresa. Microprint es otra característica. Las palabras minúsculas en el cheque o el logotipo de la empresa deben no ser legible si se escanea o fotocopia.

3. Tipos de cheques

Otra consideración para preguntarse al comprar cheques es ¿de qué sirven? Si una empresa paga una gran cantidad de facturas, la mejor opción es un cheque de dos partes con columnas que enumeren las facturas detalladas, el número de referencia, la fecha, los importes brutos y netos. Si la compañía paga una factura a la vez, funcionará un cheque de dos partes con el nombre de la compañía. Para algunas pequeñas empresas, un cheque de una parte es adecuado. Otro factor será el número de signatarios. Algunas pequeñas empresas y la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro utilizarán cheques con dos signatarios.

4. Compatibilidad

Los sistemas comerciales actuales están informatizados, por lo que al comprar cheques es importante que sean compatibles con el sistema financiero de las empresas. Los cheques de hoy están respaldados por sistemas contables como Simply Accounting, QuickBooks, Quickeny ERP sabio Accpac. Estos son los más comunes, pero hay cientos más. Las compañías de cheques pueden acomodar casi cualquier software de contabilidad computarizado.

5. Uniformidad

Las compañías de cheques suelen producir todos los formularios auxiliares que pertenecen a una empresa. El diseño del cheque coincidirá con las facturas, los extractos y las órdenes de compra. Esto ayuda a las empresas a administrar su contabilidad al tiempo que presentan una imagen profesional. Sin embargo, recuerde que todos los formularios deben ser compatibles con el software de la empresa y estar disponibles en formatos de una o varias partes.

6. Apariencia

La apariencia del cheque es otra consideración importante. Los cheques se pueden pedir con el logotipo de una empresa y otros diseños. Dependiendo del tipo de negocio, los cheques pueden ser muy formales con colores y diseños mínimos. Por ejemplo, si el negocio es una compañía de suministros para mascotas, los cachorros y gatitos en relieve en el cheque probablemente sean aceptables, pero si el negocio es una compañía de administración financiera, algo tan caprichoso no es una buena opción.

Los requisitos actuales de seguridad y una imagen sólida hacen que el pedido de cheques sea una parte muy importante del negocio actual. Por lo tanto, cuando solicite cheques, tenga en cuenta estos 6 factores.