El fraude con cheques es uno de los delitos financieros de más rápido crecimiento en la actualidad. Las proyecciones indican que el fraude de cheques crecerá un 25% cada año cuesta a las empresas norteamericanas más de 20 mil millones de dólares anuales.

Hay dos tipos de fraude de cheques en los que su empresa puede ser vulnerable. El primero son los cheques emitidos para su negocio y el otro son los cheques emitidos por su negocio.

Para evitar esto último y convertirse en otra estadística, hay pasos que puede seguir para salvaguardar su empresa de esta actividad fraudulenta. Aquí hay un resumen de cómo puede proteger su empresa del fraude con cheques.

Compre cheques de alta calidad con funciones de seguridad de última generación.

Hoy cheques comerciales tienen características de seguridad integradas. Estas características incluyen el uso de marcas de agua, hologramas y diseños complejos que desaparecerán cuando alguien intente fotocopiar o escanear el cheque.

Otra característica es un proceso de adhesión de tóner. Se aplica un tratamiento a ambos lados del cheque para maximizar la adhesión del tóner, protegiéndolo así de intentos de quitar, raspar o modificar el área impresa. El uso de Microprint es otra forma de proteger el cheque. Las palabras minúsculas en el cheque o el logotipo de la empresa no deben ser legibles si se escanean o fotocopian.

Mantenga buenos registros.

El propietario de la empresa o su oficial financiero deben ser conscientes de la posibilidad muy real de que los cheques comerciales puedan ser interceptados y fabricados con el fin de cometer fraude. Esto hace que el mantenimiento de buenos registros financieros sea imperativo. Siempre registre el cheque, el beneficiario y concilie regularmente con los extractos bancarios. Cualquier discrepancia se debe informar al banco de inmediato. Si sospecha que hay un problema, cierre la cuenta y abra una nueva completa con nuevos cheques. Caro, sí, pero en última instancia esencial para la integridad financiera del negocio.

Aproveche los sistemas de seguridad de su banco.

La mayoría de los bancos comerciales y las cooperativas de crédito tienen sistemas diseñados para ayudar a su empresa a evitar ser defraudados. Por ejemplo, algunos bancos tienen sistemas en los que puede transmitir electrónicamente sus registros de todos los cheques que emitió el día anterior. Pagarán automáticamente todos los cheques que se les presenten y que coincidan con los registros de su archivo.

Se le notificará por correo electrónico cualquier discrepancia y elementos que requieran su autorización de 'pago o no pago'.

Otra opción disponible es recibir un registro de todos los cheques presentados al banco para su pago. Puede comparar el número de serie y el valor en dólares de los cheques presentados al banco para el pago. Al conciliar este registro, puede tomar la decisión de 'pagar o no pagar'. Esto es similar a recibir un extracto bancario mensual. La diferencia es que antes de que su banco procese el cheque, podrá analizar si es un cheque válido o no. Además, puede recibir esta notificación tantas veces como sea necesario.

Revise periódicamente la secuencia del número de cheque.

En una pequeña empresa, es posible que usted o su contable se aseguren de que sus cheques estén en orden. Una empresa más grande puede requerir personal adicional para realizar esta función.

Restrinja el acceso a sus cheques.

Mantenga los cheques en un lugar seguro o bajo llave y candado. En el mundo financiero actual existe la posibilidad muy real de que los estafadores obtengan sus cheques y los utilicen para defraudar a otros.

Implementar buenos sistemas financieros.

Dividir las responsabilidades para que ningún empleado sea responsable de hacer el cheque y la reconciliación. Destruya siempre los cheques no utilizados de las cuentas cerradas de inmediato y solicite solo un conjunto de cheques por cuenta.

Las empresas también corren el riesgo de fraude con cheques cuando se les paga por bienes y servicios. Hay formas de proteger a su empresa de cheques fraudulentos.

Examina el cheque.

Hay una serie de indicadores que se deben buscar para determinar si el cheque es fraudulento. Algunos son más obvios que otros, por lo que es importante estar alerta.

Primero, examine el cheque en busca de perforaciones. Un cheque de una compañía grande tendrá perforaciones, mientras que un problema de cheques de una compañía más pequeña no. Puede notar que falta el número de cheque o que no está en la secuencia correcta para el tamaño de la empresa que emite el cheque.

Por ejemplo, al recibir un cheque de un cliente individual o de una empresa muy pequeña, la secuencia numérica no debe estar en el rango de mil.

Los detalles del cheque pueden ser alterados. Por ejemplo, se agrega un número de teléfono y se escribe a mano. La dirección del cliente y, lo que es más importante, la dirección del banco podrían faltar.

El reconocimiento de caracteres de tinta magnética o MICR en la parte inferior del cheque es brillante. La tinta magnética real es opaca y no brillante. Además, la codificación MICR no coincide con el número de cheque ni con el número de institución financiera del banco, ni hay una firma autorizada.

Tiempo lo es todo.

Recuerde, usted es responsable de todos los cheques depositados en la cuenta bancaria de su empresa. Si bien su banco puede proporcionarle un crédito provisional que le da acceso a los fondos de inmediato, el crédito provisional se eliminará si se determina que el cheque es fraudulento cuando se procesa. Todos los cheques tienen un número predeterminado de días para compensar. Esto puede ser tan breve como unos días hábiles o mucho más si el cheque se escribe en una cuenta bancaria extranjera. Recuerde, es su responsabilidad recibir el pago de la persona u organización.

Sea cauteloso al recibir el pago.

Es importante examinar todos los cheques recibidos por su empresa. Un cheque fraudulento generalmente se gira en una cuenta a nombre de la persona o empresa con la que no reconoce. Estos cheques suelen ser robados y alterados.

Si es posible, utilice una solución de pago electrónico.

Considere cambiar a formas de pago electrónicas, como transferencias bancarias o transferencias de dinero por correo electrónico, especialmente si no conoce al emisor de cheques. El pago electrónico es más seguro que los cheques y en el mundo electrónico actual es más fácil de utilizar que nunca.

El fraude de cheques es una realidad desafortunada en el mundo empresarial actual, pero hay formas de defenderse. Si está atento y utiliza buenas herramientas de gestión financiera, puede proteger su empresa del fraude con cheques.

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